Die Europäische Kommission führte die Pauschalfinanzierung (Lump sum-Finanzierung) in Horizon Europe ein, um den finanziellen Prozess zu vereinfachen, Fehler zu reduzieren und das Projektmanagement zu erleichtern. Für diejenigen, die direkt an diesen Projekten beteiligt sind – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) – bringt dieses neue Modell jedoch einzigartige Herausforderungen mit sich. Die Pauschalfinanzierung mag für die Kommission einfacher sein, aber sie erweist sich als komplexer und aufwändiger für die Antragsteller und verlagert die administrative Last auf deren Schultern.
In diesem Artikel beleuchten wir, warum die Pauschalfinanzierung trotz des scheinbar unkomplizierten Ansatzes neue Hürden mit sich bringt und die administrative Komplexität erhöht.

Im Allgemeinen wurden Projekte in Horizon Europe (wir sprechen über RIA und IA Projekte) über das Modell der tatsächlichen Kostenerstattung finanziert, wobei:

• Projekte eine Vorauszahlung von etwa 35 % zur Deckung der anfänglichen Kosten erhielten.
• Zwischenzahlungen auf Basis dokumentierter tatsächlicher Ausgaben erfolgten.
• Audits die Transparenz und Verantwortlichkeit sicherstellten, indem überprüft wurde, ob die Gelder korrekt verwendet wurden.

Im Pauschalmodell verknüpft die Europäische Kommission Zahlungen mit abgeschlossenen Arbeitspaketen, was zunächst bequem klingt, jedoch einige Probleme mit sich bringt:

• Komplexe Budgetplanung: Antragsteller müssen jede Ausgabe innerhalb eines Arbeitspakets begründen.
• Abhängigkeit von Arbeitspaketen: Verzögerungen eines Partners wirken sich auf alle betroffenen Parteien aus.
• Finanzielle Belastungen für kleinere Partner: KMU, die auf fristgerechte Zahlungen angewiesen sind, können durch Verzögerungen finanzielle Probleme bekommen.

Obwohl die Pauschalfinanzierung einige Berichtspflichten eliminiert, sind die neuen Anforderungen umfangreicher als erwartet. Antragsteller müssen jede Ausgabe im Voraus kalkulieren, von Personalkosten bis hin zu Materialien innerhalb jedes Arbeitspakets – eine gewaltige Aufgabe für Projekte mit mehreren Partnern.

Unter dem Pauschalmodell stehen die Antragsteller vor detaillierten Budgetanforderungen, und alle Partner müssen die Kosten exakt für jedes Arbeitspaket aufschlüsseln. Die Herausforderungen umfassen:

• Übermäßige Budgetdetails: Das Pauschalmodell verlangt, dass jede Ausgabe genau gerechtfertigt wird, einschließlich Personalkosten, Materialien und sogar Reisekosten.
• Abhängigkeit von Projektabschlüssen: Zahlungen werden nur bei vollständigem Abschluss eines Arbeitspakets ausgezahlt. Verzögert sich ein Partner, müssen alle anderen im Paket warten.
• Erhöhter administrativer Zeitaufwand: Die Budgetvorbereitung für Pauschalprojekte erfordert deutlich mehr Zeit und Ressourcen, die an anderer Stelle besser eingesetzt wären.

Die Abhängigkeitsstruktur der Pauschalfinanzierung schafft Probleme, wenn ein Partner ein Arbeitspaket verzögert. Da die Kommission erst nach Abschluss des Pakets zahlt, entstehen Verzögerungen für alle Partner innerhalb dieses Pakets, was für KMU eine finanzielle Belastung darstellt.

Der administrative und finanzielle Aufwand des Pauschalmodells kann KMU und kleinere Organisationen davon abhalten, sich zu bewerben. Diese haben oft nicht die Ressourcen, umfangreiche Vorbereitungen ohne Finanzierungszusage zu leisten. So kann dieses Modell die Vielfalt und Innovation beeinträchtigen, die Horizon Europe eigentlich fördern möchte.

Obwohl die Pauschalfinanzierung klare Vorteile bietet, sind die Nachteile signifikant und können die Projektabläufe und die Vielfalt der Bewerber beeinträchtigen.

Die umfangreiche Budgetplanung, die das Pauschalmodell erfordert, führt zu einem erheblichen Zeitaufwand. Eine Studie ergab, dass die Budgetplanung für ein Konsortium mit 12 Partnern jetzt über 50 Personentage in Anspruch nimmt, während traditionelle Projekte nur einen Bruchteil dieser Zeit benötigten. Diese zeitaufwändige Vorbereitung geht zu Lasten wertvoller wissenschaftlicher Entwicklung.

Das Pauschalmodell kann unabsichtlich Innovationen hemmen, da KMU und vielfältige Bewerber abgeschreckt werden. Die Erstellung eines Pauschalbudgets erfordert erheblichen Aufwand, was eine Hürde für kleinere Teams darstellt. Das Modell, das Prozesse vereinfachen sollte, könnte die Teilnahme breiter innovativer Interessenten einschränken.

Durch die gestiegenen administrativen Aufgaben unter der Pauschalfinanzierung wird die wissenschaftliche Zielsetzung von Horizon-Europe-Projekten beeinträchtigt. Anstatt sich auf Forschungsziele zu konzentrieren, müssen Partner Zeit und Ressourcen in administrative Arbeiten investieren, was das Projektmanagement erschwert.

Im Pauschalmodell zwingt die abhängige Struktur der Arbeitspakete alle Partner im Paket zum Warten, bis das Paket abgeschlossen ist. Diese Konstellation kann für KMU problematisch sein, die auf rechtzeitige Zahlungen für eine stabile Liquidität angewiesen sind und finanzielle Risiken innerhalb des Konsortiums schaffen.

Herkömmliche Kosten-basierte Modelle boten einen flexibleren Ansatz, wobei die Finanzierung an die tatsächlichen Ausgaben angepasst wurde. Bei der Pauschalfinanzierung müssen sich die Partner an eine starre Kostenstruktur halten, was die Flexibilität reduziert und die administrative Komplexität erhöht.

In einem kürzlich veröffentlichten Bericht gaben über die Hälfte der Teilnehmer an, dass die detaillierte Budgeterstellung unter Pauschalfinanzierung weniger als einen Tag in Anspruch nahm. Viele stellen jedoch fest, dass Pauschalprojekte tatsächlich umfangreiche administrative Anstrengungen erfordern – in einem Ausmaß, das die angestrebte „Vereinfachung“ deutlich relativiert.

Die Pauschalfinanzierung mag auf dem Papier einfacher erscheinen, doch die Erfahrungen der Antragsteller sprechen eine andere Sprache. Für KMU und kleinere Partner hat die Pauschalfinanzierung neue Herausforderungen und Hürden eingeführt, wodurch die Teilnahme an Horizon Europe komplexer als erwartet wird. Um das Ziel der Förderung von Innovation und Inklusion zu erreichen, sollte die Europäische Kommission das Pauschalmodell überarbeiten, um eine Balance zu schaffen, die alle Teilnehmer unterstützt.

Sind Sie es leid, ein Lump sum Budget zu planen und zu erstellen? Würden Sie sich nicht lieber auf die Erstellung der wissenschaftlichen Teile konzentrieren? Wir unterstützen Sie bei der Erstellung des Pauschalbudgets. Rufen Sie an oder senden Sie uns eine Email.